FILE QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL
Trong công việc quản lý hành chính nhân sự không thể thiếu Data dữ liệu nhân viên. File này là Data dữ liệu nguồn và gửi tặng bạn nào cần. Kèm theo Hướng dẫn sử dụng bản Master. Data dữ liệu với nhiều thao tác kết xuất dữ liệu tự động.Sử dụng VBA chạy lệnh nên các bạn thực hiện theo hướng dẫn để sẵn dùng thôi ạ.
Hướng dẫn sử dụng
Làm nghề nhân sự, các bạn cần thông thạo Excel để sáng tạo ra các bảng dữ liệu giúp giải quyết công việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đỡ nhàm chán.Yêu công việc bằng cách tạo ra cho nó những sự thu hút và thú vị khi làm việc.
Không phụ thuộc vào phần mềm, kể cả có phần mềm thì cũng rất nhiều file báo cáo hoặc công việc khác chúng ta cần dùng đến khả năng Excel.
Về nguyên tắc khi các bạn xây dựng file Excel, phải biết mục đích mình làm để quản lý vấn đề gì phải hình dung cấu trúc file cần thông tin gì để xây dựng cột và dòng phù hợp, cần có tính toán file dùng trong bao lâu? Các cột sẽ phát sinh là gì? Khi thiết lập công thức sẽ cần tính toán sao cho bảng dữ liệu này dùng được cho cả kỳ, cả năm mà không phải thay đổi số cột cố định.
File Master có sheet Staff là Sheet nguồn trong đó có toàn bộ các dữ liệu về nội dung, thông tin nhân viên chi tiết theo các cột mình đã thiết lập.
Nhân sự sẽ quản lý dữ liệu dựa trên mã nhân viên. (Đối với data nhân sự, lương thưởng…)
Đặt mã nhân viên tùy theo yêu cầu đặc thù mỗi công ty, ở đây nguyên tắc chạy code cho mã nhân viên là:
Ký hiệu cột C +STT (Số thứ tự mặc định ông nào dòng trên thì mã nhỏ hơn, không quan tâm đến ngày vào của ông ấy có trước hay sau người đứng sau hoặc trước)
Bắt buộc cột C phải có ký tự nào đó. Khi các bạn bấm nút (Ma NV) thì tự động nó chạy theo khi có đủ trường dữ liệu.
Cột Mã khác tôi đang để trống do: Có thể khi tôi vào làm việc công ty có mã cũ nhưng mã đó tôi không sử dụng được nên để trống cột.
Cột mã chấm công để tiện khi sử dụng công thức link giữa Bảng chấm công vân tay và bảng lương.
Cột EF tùy nghi
+ Cột họ và tên không dấu có nhiều cách để không phải gõ tay, cách 1 dùng chính tính năng của Unikey và cách 2 tôi viết code tự động, các bạn nhập cột 8 thì bấm nút tại dòng 4 cột 9.
+ Lưu ý dạng ngày tháng luôn để dạng Date U.K cho thuận tiện các bạn nhé. (Trong phòng cần thống nhất định dạng)
+ cột 11: Vị trí làm việc: Có list chọn bởi cột B sheet Code. Các bạn chỉ cần thay vị trí làm viêc hoặc thêm vào các dòng cuối cùng của cột B sheet Code. Khi các bạn thêm vào cột B sheet Code thì cột 11 sheet Staff sẽ tự động chọn list.
Cột 12, các bạn nhập dữ liệu địa điểm làm việc vào cột Q sheet Code.
Cột 13, tự động tô màu các ngày quá hạn, đến hạn và gần đến hạn. (bấm nút Tô màu các ngày hết hạn)
Tương tự như vậy các cột có list chọn các bạn nhìn Sheet Code nó nằm ở cột nào thì thêm bớt thông tin ở cột đó, tôi có để tiêu đề trùng khớp nhau giữa 2 sheet.
Trong file này có khá nhiều công thức các bạn sẽ phải sử dụng như: =" ngày "&DAY(O8)&" tháng "&MONTH(O8)&" năm "&YEAR(O8)- mục đích nếu dùng để mailling sang Word (HĐLĐ) thì nhìn sẽ dễ nhìn hơn.
=IF(M8>0,DATEDIF(M8,TODAY(),"y"),"")
Hàm Trim tách chuỗi ký tự
Cột 71 lưu ý: (nhập theo cấu trúc: Họ và tên-giới tính-năm sinh)
Vì tôi làm dữ liệu dạng bảng nên các bạn để trỏ chuột ở ô cuối cùng bên tay phải của bảng rồi nhấn nút Tab thì tự động nó định dạng cho các bạn dòng kế tiếp.
Sau khi các bạn hoàn thiện toàn bộ dữ liệu trong sheet Staff. Các bạn cần kết xuất gì thì xem các sheet con tôi đã tạo
1/ Xuất DS nghỉ việc (sheet này tôi chưa chỉnh Format nên nhìn chưa đẹp) Khi các bạn muốn chuyển ai đó sang sheet Stop, các bạn đánh x vào cột 70 Sheet Staff và bấm nút StopW. Nó sẽ tự động chuyển người đó sang sheet Stop và đặt ở dòng cuối cùng.
2/ Sheet Sinh nhật, chỉ cần chọn tháng trong ô E6
3/ Xuất DS hết hạn HĐ: Chọn điều kiện trong ô D8 và F8.
4/ Sheet BHXH ảnh hưởng bởi cột 66 sheet Staff, có mức lương BHXH nó sẽ tự chọn sang DS BHXH
Các bạn thực hành dùng thử mới hiểu rõ thêm, nguyên tắc chạy của bảng này. Nếu gặp khó khăn khi sử dụng thì IB cho mình nhé.
Từ file này các bạn có thể dùng để kết xuất ra file lương, và mọi dữ liệu cần thiết khác.
DOWN LOAD
Để đảm bảo máy tính phần mềm hoạt động ổn định công việc định kì các tháng chúng ta phải Bảo trì máy tính
Xem thêm:
>>> Thư viện tài liệu về Quản trị nhân sự
